Você conhece maneiras de potencializar o seu negócio? Domine a análise de processos!

Você já deve ter se perguntado se está desempenhando o melhor que pode no trabalho, na aula ou na vida social, muitas vezes pode até aceitar que não é o suficiente, que poderia fazer melhor, mas simplesmente não sabe como. Fazendo um paralelo com o ramo empresarial, observa-se que inúmeras são as empresas que fracassam anualmente por erros muito básicos, dado que a falência de um negócio pode estar relacionada não à falta de gestores que conhecem os processos de cada setor, mas sim gestores que não entendem como a performance da empresa poderia ser potencializada tendo em vista as ferramentas que dispõem ao seu redor. 

Logo, é nesse momento que entram os mecanismos de gestão, isto é, técnicas simples que quando implementadas podem aumentar significantemente o desempenho da empresa como um todo, comumente chamados de “análises de processos”. 

Metodologia SWOT 

Seguindo essa linha de raciocínio, uma dessas ferramentas de gestão que ajuda a maximizar o poder de uma empresa denomina-se Análise SWOT, a qual significa Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). É necessário pensar nas forças e fraquezas abrangendo o ambiente interno da empresa enquanto as oportunidades e ameaças envolvem o ambiente externo. Mas o que são esses conceitos e como aplicar em uma gestão? 

O que é ambiente externo? 

Já temos perfeita noção que o ambiente externo está vinculado às oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) que podem atingir a empresa, traduzindo de uma forma mais clara, é tudo aquilo que você ou a empresa não pode atuar de forma direta (ex: mudanças climáticas, aumento dos impostos, guerras civis, entre outros). 

Deter noção do ambiente externo é de suma importância, visto que as oportunidades e ameaças sempre estarão presentes nas fronteiras, então conseguir reagir antes que a concorrência ou antes que o problema se aproxime é uma grande notoriedade. Você provavelmente já deve ter ouvido o famoso ditado: “Um bom empreendedor é aquele que vê o problema antes dele chegar na sua equipe”, evidencia-se que o ambiente externo está totalmente interligado com essa sentença. 

O que é ambiente interno? 

Partindo agora para o ambiente interno, percebe-se que está relacionado às forças (strengths) e fraquezas (weaknesses) que circulam o negócio, logo, diferentemente do ambiente externo, no interno você pode interferir e tem controle dos fenômenos que o circulam.  

É importante deixar claro que portar o conhecimento dos processos operacionais é primordial, porém, saber como utilizar os pontos fortes e fracos da empresa para alavancar cada setor é imprescindível, o que não é uma tarefa simples, pois exige que o empreendedor pare e reflita de maneira honesta sobre tópicos como, por exemplo, se o negócio detém uma grande disponibilidade de equipamentos, se o time de funcionários compreende o que necessita fazer pela empresa hoje e o que vai fazer pela empresa amanhã, se o meio de trabalho é organizado e focado ou se há dispersão da equipe em horários que não são de descanso, entre outros.  

Como aplicar a metodologia? 

Conceitos e definições esclarecidos, mas agora vem uma pergunta muito pertinente: como começar a aplicar a ferramenta SWOT e todos esses conceitos de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças na empresa, no negócio ou no cotidiano?  

Simples, existem várias formas de fazer isso, entretanto, a mais recomendável é a do bom e velho papel e caneta colorida. Tendo em vista as inúmeras maneiras de elaborar essa análise, percebe-se como basta escrever quatro tópicos contendo as concepções SWOT e listar abaixo respectivamente os aspectos de acordo com a situação atual que está vivenciando.

Metodologia 5W2H 

Outra ferramenta de gestão muito importante está relacionada à análise 5W2H, nota-se como a sua aplicação é bastante simples e auxilia imensamente no planejamento estratégico e maximização do negócio, além de ser super significativo para que a equipe entenda claramente os objetivos e como fazer para alcançá-los. 

É notável evidenciar que o termo “5W” representa: What (o que), Why (por que), Where (onde), When (quando) e Who (quem), enquanto “2H” representa: How (quanto) e How Much (quanto custa). 

O que são esses conceitos?

O mais interessante a respeito dessa metodologia é que ela pode ser aplicada em vários aspectos do cotidiano, pois serve como mecanismo para o indivíduo se organizar frente aos problemas que está enfrentando ou que pode confrontar em um futuro próximo. Mas como aplicar cada um dos conceitos 5W2H? Simples, podemos pensar no exemplo de uma empresa que está encarando um conturbado transtorno e implementar direto essa análise de processos. 

1.What: o que será feito? 

É nesse momento que o empreendedor necessita descrever o obstáculo que está confrontando, dado que é uma etapa de especificação, isto é, de caracterizar o problema. 

2.Why: por que será feito? 

Necessita-se de motivos válidos, ou seja, de uma justificativa ou explicação plausível do porquê estão tentando ultrapassar tal transtorno. 

3.Where: onde será feito? 

Especificação do local ou área que o problema atinge, é importante saber perfeitamente esse ponto, visto que o empreendedor estará mais preparado para a mudança e custos no orçamento. 

4.When: quando será feito? 

Baseia-se no tempo que as tarefas da equipe levarão para serem cumpridas, está ligado diretamente com a duração de cada atividade para conseguir acabar com o problema. 

5.Who: por quem será feito? 

É a responsabilidade associada a cada integrante da equipe, então é necessário deixar bem claro para todos quais são os seus papéis dentro do projeto e as ações pertencentes a cada um para conseguir cumprir a meta.

6.How: como será feito? 

Fundamenta-se no método, isto é, no plano específico para conseguir atingir o objetivo estipulado e exceder o transtorno. 

7.How much: quanto custará fazer? 

Vincula-se ao custo desse tal plano, essa busca por alcançar o propósito detém um orçamento resoluto, então basta avaliar se é viável para a empresa conseguir abater o problema, salienta-se que vão ser vistos tanto os custos financeiros quanto os custos para técnicos e funcionários. 

Exemplo prático: 

Tendo em mente que o visto até agora foi a base da análise 5W2H, para melhor entendimento, podemos pensar em um exemplo real e rápido que simplifica perfeitamente tal mecanismo.

1. What: redução do consumo exorbitante de energia. 
2. Why: o consumo demasiado está atrapalhando o orçamento da empresa, dado que uma quantia do capital gasto com energia poderia ser direcionada para outros setores mais necessitados. 
3. Where: em todas as áreas da empresa, mas principalmente em toaletes e salas de reunião. 
4. When: a partir da próxima semana. 
5. Who: todos os integrantes da empresa. 
6. How: conscientizando os funcionários que ao sair de um ambiente é necessário manter as luzes desligadas e utilizar o mínimo possível do ar-condicionado. 
7. How Much: não terá custo. 

É interessante evidenciar que a ferramenta 5W2H está baseada na objetividade e na alimentação de inúmeras ideias, logo, quanto mais soluções tiver para o problema, melhor estará sendo aplicado o mecanismo de gestão, então nunca se limite a apenas uma resposta, mapeie outros caminhos, por conta disso brainstorming são sempre bem-vindos. 

Gostaria de compreender melhor sobre a implementação de análises de processos para o seu negócio? Entre em contato conosco, a CATALISA tem experiência na execução de projetos e sabe como dar o direcionamento certo para a sua empresa!