Mapeamento de processos e fluxo de valor não são somente para grandes empresas! Saiba o que são e porque deveria aplicar no seu negócio.

Você já ouviu falar de mapeamento de processo? Provavelmente, sim. Inclusive, já foi assunto aqui no blog. Mas você sabe como funciona as principais técnicas e suas vantagens? Não tem certeza? Então, veja um pouco mais sobre o assunto. 

Mapeamento de processo é uma ferramenta gerencial analítica bem difundida entre as empresas e indústrias, porém, muitas vezes passa despercebida pelos pequenos negócios, entretanto, qualquer tipo de organização pode fazer uso deste tipo de metodologia e se beneficiar da correta identificação e aprimoramento dos processos existentes. 

É definido como técnicas de orientação para desenvolvimento, projeto ou avaliação dos processos existentes em determinada área, departamento ou na organização inteira. Associado muitas vezes à fluxogramas e à diagramas, o mapeamento é muito mais que um documento onde se possa visualizar de forma agradável as etapas de uma cadeia de processos. Apesar da visualização ser importante e fazer parte do mapeamento, o enfoque é entender a sequência coerente das tarefas necessárias para entregar com qualidade diferentes serviços ou produtos, o que possibilita verificar pontos de melhorias. 

Antes de se analisar as vantagens de se fazer um mapeamento de processos, é importante definir um processo. Este é entendido como conjunto de atividades interrelacionados que transformam entradas ou insumos, agregando-se valor, em saídas ou produtos. De forma mais técnica, segundo a Fundação Nacional de Qualidade, é um conjunto de atividades preestabelecidas que, executadas em uma sequência determinada, conduzirão a um resultado esperado, o qual assegure o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes e de outras partes interessadas. 

Mas afinal, para que fazer um mapeamento de processos? 

O mapeamento de processos apresenta como objetivos:  

• Melhorar os processos, pois permite analisar e descartar etapas desnecessárias, regras ineficientes e gerenciamento inoportuno. 
• Padroniza toda a documentação referente aos processos, além de facilitar o acesso a mesma, garantindo deste modo homogeneidade do conhecimento sobre as tarefas pertinentes a cada processo por todos os membros de uma equipe. 
• Também complementa a documentação sobre os processos e auxilia na Gestão de Qualidade e certificação de ISO.  

E como se faz um mapeamento de processos? 

O mapeamento pode se dar de forma local ou global. O primeiro restringe-se a uma função ou local de uma organização, é útil para que para aqueles que realizam este processo terem uma visão das atividades, etapas, resultados e responsabilidades.  

Quanto ao segundo, este visa mapear todos ou principais processos de uma empresa. Permite um maior engajamento pelos funcionários e uma ampliação da visão da organização, o que enseja identificar oportunidades de melhorias por meio da análise dos processos de forma individual ou em conjunto de outras atividades. 

Existem diversas técnicas para a realização do mapeamento de processos, entre elas: 

• Fluxograma de processo – a forma mais simples e compacta de se registrar um processo, na qual se emprega alguns símbolos padrões. 
• Mapofluxograma – busca representar o processo na planta do edifício da organização ou na planta da área em que o processo ocorre. 
• Mapa de serviço – visa mais do que o mapeamento dos processos individualmente, envolvendo a gestão do serviço como um todo. Consiste em analisar, cronologicamente, as tarefas realizadas pelas partes interessadas, seja cliente, executores do serviço ou suporte. 
• Diagrama de tartaruga – representação que se assemelha a uma tartaruga, na qual as entradas seriam o rabo, as saídas a cabeça e o casco o processo em si. Além disso, cada uma das patas identifica os recursos utilizados, pessoal envolvido, metodologia dos processos e os indicadores de resultado do procedimento. É uma técnica similar a abordagem 5W2H. 

Tenho um mapeamento de processo, e agora? 

Uma vez que se conhece os principais processo de uma organização, pode-se se estruturar o mapeamento de fluxo de valores das principais atividades com o intuito de criar valor para as partes interessadas. Este permite descrever como os processos se encontram atualmente, para o qual se propõe um mapa futuro que será alcançado por planos de ações delineados. 

Considerando um produto ou serviço, toma-se este desde o início do fluxo de trabalho até a entrega, ou seja, uma visão macro. Com esta, pode-se classificar os processos em aqueles que efetivamente geram valor, os que não geram valor e são necessários para a qualidade e os que não geram valor, nem garantem qualidade.  

Após a correta identificação dos processos, a empresa vai dispor de uma visão clara das fontes de desperdício que devem ser eliminadas ou evitadas, além de possuir os insumos necessários para melhor prever os resultados de mudanças aplicadas. 

Pode-se verificar que o mapeamento de processos e fluxo de valor são fundamentais para as práticas lean e a Gestão por Processos, que busca muito mais do que descrever e medir cada atividade, garantindo uma visão ampla e sistémica, bem como a possibilidade de trabalho dinâmico e em rede, o que resulta em decisões mais fundamentadas. 

Ficou interessado em mapear os processos do seu negócio para melhorar os resultados? Gostaria de analisar o fluxo de valor de sua produção ou rever a sua cadeia produtivo? A CATALISA pode ajudar seu negócio a crescer!